标签：事情 管理 自己 行动 目标 任务 时间 清单 职场

文章目录

• • • • 前言
      • 一、寻找种子
      • 二、小树发芽
      • • 走出第三象限
        • 修炼第二象限
        • 收集：清空衣柜
        • 处理：为衣物分类
        • 组织：将分类的衣物重新储存
        • 回顾：对衣物做到心中有数
        • 行动：选择最佳方案
        • “回到我们‘选择最佳方案’的话题上来，我们在选择究竟执行哪一个行动的时候，通常会根据四重标准进行。
      • 三、长出主干
      • • 目标的作用
        • 达不成目标的原因
        • 用[S.M.A.R.T](https://baike.baidu.com/item/SMART原则/8575850?fr=aladdin)法则厘清目标
        • 像大树学习目标分解
        • • 树根1：写出你的目标——让目标形象化
          • 树根2：为什么要达成此目标？
          • 树根3：我为什么可以达成此目标
          • 树根4：哪些个人、团体、组织对我达成这个目标有帮助
          • 树根5：这个目标要在多长时间内完成
          • 树干：写下实现目标的计划步骤
          • 树枝：在月目标计划表里写下打算如何完成计划步骤
          • 树杈：将月目标计划中的内容细化到每一周
      • 四、绿叶充实枝干
      • • 小强的工作特点：
        • 邮件狂人
        • 掌柜
      • 五、在开花与结果中成长
      • • 成功从习惯开始
        • 怎样培养习惯？
        • ① 一次培养一个习惯
        • ② 和自己谈谈
        • ③ 循序渐进制定计划
        • ④ 将你的计划公之于众
        • ⑤ 执行计划
      • 六、摘下够得着的果实
      • • 日回顾法则
        • 80/20法则
        • Unbroken Time
        • 最后一课：如何处理临时突发事件
        • 建立高效办公区
        • 附加经验

作为混迹职场多年的老鸟，至今仍然做不到 既出色地完成工作，又快乐地享受生活，不知觉间已快要到35岁这个程序员的坎儿，遂各路求医，望能解我心中之苦闷，终得一宝典，名曰《小强升职记》。

小强这娃儿是幸运的，有老付一言一行的悉心培养；而我们这群苦逼娃儿，不被领导嫌弃已是万幸更别说栽培了；无他，只能靠自己慢慢摸索、实践、再摸索、再实践，运气好点能琢磨出点儿道道，运气差那么就只能在蹉跎岁月中混吃等死了。但不管结局如何，我干过了，我才不会在多年后含着泪说"想当初…"

道生一，一生二，二生三，三生万物。不管你信不信，这个世界是有股力量在左右着我们的发展，形式化的可以理解为道，或者说规律，不以人的意志为转移。你顺从他，前路一片光明；你硬要与他作对，前途一片荆棘。此书，以种子到参天大树作为每个章节的标题，即是以树的生长规律来讲述职场中修炼的大道理，是遵从天道的表现。

前言

很多人不管是工作还是生活，都是盲目的，这怨不得别人，说到底是自我认知不够深刻。就拿盲目来说，毕了业后稀里糊涂地干了一份工作，不喜欢又匆匆忙忙的换了下家，还是不喜欢，想转型（觉得是自己喜欢的了），干了一阵子，发现不擅长且工资低，开始否定自己，无奈被迫自谋生计。书中讲到了盲目产生的四个点：

• 第一、在这个人生的关键时期，我们被迫完成角色的转变；
• 第二、我们还来不及构建自己的职业规划和人生目标；
• 第三、我们不具备平衡工作和生活的能力；
• 第四、我们没有养成良好的习惯。

我们从学生党到工作党，其实没有太多的缓冲时间。尽管万般不愿，但作为成年人需要对自己负责，需要靠自己的双手来养活自己，一旦你没想清楚用什么养活自己，那么盲目就产生了。

而要扭转这种盲目，就要在日后的时间里，做好规划和目标，养成好的习惯，最终实现工作和生活的平衡。道阻且长，宛在水中央。

一、寻找种子

种子是整个成长过程的开端，种子决定成长的方向。这里的寻找种子，是要找什么呢？先看这三个问题：

1）回头看看你的时间是怎么度过的，是不是有更好的使用时间的方法

2）想一想你是否有必要学习“时间管理”

3）思考一下自己的价值观

在没读本书前，我是压根没想过这些问题的。虽然早就听说GTD，番茄工作法，却从没真正使用过。为什么没用呢，因为“忙”。

书中说到这个世界忙的人分为2种，“确实很忙的人”和“假装很忙的人”。确实很忙的人是指具备时间管理技能和目标管理技能的人；而假装很忙的人是不具备这些技能的人；显然，大部分都是后者。

就拿一天8小时工作来看，集中精力工作+无意义浪费时间+真正的休息。能有一半的时间集中精力工作，你的工作表现都会很优异。可事实恰恰是很多人要用加班来弥补白天的摸鱼，还美其名曰为了公司，真是机关算尽太聪明，反误了卿卿性命。

白天摸鱼就是传说中的时间黑洞，指工作过程中有很多相关的信息吸引我们的注意力，使消耗的时间在不知不觉中膨胀。比如同事找你闲聊，还有资料搜着搜着看到一个感兴趣的网页，一发不可收拾。。。黑洞的破坏性极强且容易上瘾，不信可以用张表记录一天的工作情况：

• 每隔一小时写出下一个小时计划做的事情
• 一个小时结束后记录下结果
• 坚持一整天

能意识到黑洞的存在，才会感觉到它的可怕之处，也才会想着尽量避开它。首先，我们看看老付是怎么做的：

• 第一步，将所有的任务放入工作篮，不论是谁在什么时候给的任务，统统放进工作篮里；
• 第二步，将可以置之不理的任务清除掉；将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来；将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成；
• 第三步，将需要在特定日期处理的事情写进日程表，将需要别人处理的事情立即转交并设置到期提醒，将需要现在处理的事情摆在办公桌上；
• 第四步，在自己最高效的时段做最重要的事情，其他的事情也做合理安排。

核心思想就是先搜集任务，再逐个击破，关键点是最高效的时间段专门用来解决最重要的事情。问题又来了，如何区分自己最高效的时段以及最重要的事情呢？高效时间段就是上面提到的集中精力工作的时间：心无杂念，进入忘我状态，效率很高；可以制作一个时间统计表来记录自己一天的状态。而最重要的事情，书中给出的答案是自己的价值观，也就是我们要寻找的种子。

自己追求的是什么？每天工作是为了什么？什么样的人生才有意义？

每一个在职场成功的人，都是与自己竞赛的胜利者，都是职业生涯的规划者，都是人生规划的实践者；

好好想想自己的职业规划，可以根据《职业价值观测试量表》测试一下自己的职业价值观。这里老付也给出了自己的职业价值观：

• 管理：工作的目的和价值在于获得对他人或某事物的管理支配权，能指挥和调遣一定范围内的人或事物；
• 成就感：工作的目的和价值在于不断创新、不断取得成就、不断得到领导和同事的赞扬，或不断实现自己想要做的事；
• 社会交际：工作的目的和价值在于能和各种人交往，建立比较广泛的社会联系和关系，甚至能和知名人物结识。

二、小树发芽

种下了种子，就要有好的养分，让小树发芽。 这里好的养分，就是好的时间管理方法。

老付为小强带来了著名管理学家史蒂芬.柯维(Stephen R.Covey)的时间管理理论，可以将工作按照重要和紧急两方面的不同程度分为4个象限：

• 重要而且紧急
• 重要但不紧急
• 不重要但紧急
• 不重要而且不紧急

职业价值观：评估一件事情的重要程度的标准。

时间底线：评估任务紧迫程度的标准。

在一个错误的基础上，做再多正确的事情，都是无用的。如果一直停留在第四象限，即使你做的事情都对，也只是浪费生命。我们身处不同象限的时候，不妨思考下：

OK，有了这个基础，就可以对每周的事务清单做一下改造了，老付这里也给支了招：

1. 先‘轻重’，给所有任务以职业价值观为标准标出‘重要’或者‘不重要’。
2. 再‘缓急’，给所有任务以截止日期为标准标出‘紧急’或者‘不紧急’。
3. 最后按照自己的意愿给所有的任务标出‘高’、‘中’、‘低’三种优先级别。”

熟悉了四象限，也对事务清单如何改造有了了解，我们下面的任务就是走出第三象限，修炼第二象限。

走出第三象限

应用“猴子法则 ：对于第3象很紧急但不重要的任务，应该尽可能的托给别人自己去完成。甩掉爬在自己身上的猴子。

修炼第二象限

对于第二象限，需要我们花精力有计划的去做，做的过程中，我们可以对这些事务进行目标描述和任务分解。比如小强是这样分解的：

用第二象限工作的小强，发现在制定了详细的计划后，原本只要做10件事，现在要做50件事了，无形的计划压力让他觉得很焦虑，于是老付教了他时间管理终极大法：衣柜整理法。

按照这个流程图，我们一步步捋一捋。

收集：清空衣柜

首先，将所有的事情记录到TodoList上来，就好像放到收集篮里一样。因为需要每天清空，可以用白纸记下来，然后当天结束后揉成一团扔垃圾桶，感觉贼爽。

处理：为衣物分类

我们的目标是清空收集篮，明确每一件杂事的意义。所以先迅速分辨出收集篮里的杂事，哪些是可以行动的，哪些是不能行动的。”经过明确意义之后，收集篮大概会长这样：

这里，书中也提到了处理收集篮的几大原则：

• 从最上面一项开始处理：这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。‘明确意义’这个词并不意味着‘立即去执行’，它仅仅是‘判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后放到相应的地方去’。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。
• 一次只处理一件事情：处理完一件事以后再去处理下一件。
• 永远不要再放回收集篮（被迫中断的事情除外）：当你第一次从收集篮中取出事情时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回收集篮内，争取第一次就把它做到最好。

刚才划分的时候，提到了不能行动，对于不能行动的任务，再做下细分：

1. 垃圾：这类事情千万别去做，浪费时间，浪费生命。我在捕捉的时候就会自动过滤掉，因此在我们的例子里，没有一件垃圾。
2. 将来某时：比如说‘哪天有空去打羽毛球’，这就是一件当某些条件成熟之后才会做的事情。这类事情数不胜数：4月份到山东旅游、整理办公室、去医院做鼻炎手术，等等。
3. 参考资料：比如‘上个月市场推广费用明细报表’，会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情，或许今后的某个时候会用得上，对待这类事情的正确方法是分类归档。”

相对应的，可以行动的任务也可以做细分：

1. 2分钟行动：打一个电话是2分钟可以解决的事情，对于这样的事，我们采取的行动应该是——立即去做。
2. 项目：这是需要多个步骤，并且需要多部门协调的事情。例如，‘周五之前拿出新产品的销售策略’，这不是我一个人就能搞定的事情，需要和多个部门沟通、协调、开会。
3. 任务：由多个行动组成，和项目的区别是任务几乎都是自己要解决的事情，比如制作项目进度计划。
4. 行动：就是可以直接去做的事。比如例子中的‘就项目出现的问题和Eric沟通’，对于这些事情，有空的时候就立即搞定它。
5. 指派给别人完成的事：这类事情是我最喜欢的，因为我可以方便地把这只猴子甩到别人身上。比如‘提供新版本软件的用户使用报告’，我可以打电话给Steve，说明这件事情，并且告诉他，下周三之前必须完成。
6. 特定时间做的事：这些事我写在日程表里，比如下周三14：00督促Steve提交用户使用报告。

这里，也引申下项目、任务、行动的区别：

“行动、任务、项目，都要从下一步行动开始执行，但决定下一步行动的方式不同，很多人都没有把这个剥离清楚，特别是职位从执行者到管理者过渡的时候，做事的方式并没有从做任务过渡到做项目，所以特别拧巴。

行动就是可以直接去做的事情，决定它的下一步行动其实是决定执行时机，不同的时机去做，就会产生完全不同的结果。

任务是由多个行动组成的，项目也一样，但是它和项目的区别是，任务下的行动基本由自己独立完成，而项目可能是由多个人共同完成，并且它们关注的重点也不一样，做一个任务关注的重点是事情本身，而做一个项目关注的重点是与人的沟通协调。这一点很重要！

最后是项目，项目不但由多个行动组成，并且需要多人或者多部门协作，所以如果你是项目的负责人，那么你的重点就不是分解任务并执行，而是沟通和协调，让团队去做事，自己跟踪进度，把握全局。决定项目的下一步行动是建立框架。

于是乎，又对收集篮进行了优化如下：

组织：将分类的衣物重新储存

分好类后，我们当然是分门别类的把衣服再放到衣柜里，书中提到了3+1清单系统。

1）收集篮：对于这个清单，我们是要做到每日清空的，因此使用可以很方便撕掉的便利贴或者小记事本都是非常不错的选择。收集篮一般摆在右手方便取放的位置，比如鼠标垫旁，可以随时记录；

2）将来某时/也许清单：对于这个清单，我使用的是一本32开书那么大的记事本，因为这个清单上的内容可能要很长时间才会执行，因此在一天工作结束之后，放在抽屉里面；

3）待办事项清单：这个清单是指导日常工作的关键，放在触手可及的地方，可以随时从上面删除；

4）项目清单：这个清单一般是围绕一个主题的多个任务的集合，内容+项目的分解

回顾：对衣物做到心中有数

1）回顾的好处

• 让灵感应运而生
• 站在三万米的高度看待问题
• 孵化和修剪你的任务及目标

2）回顾的时间

• 每天工作第一眼
• 每周定期做回顾

3）如何进行周回顾

• 回顾你的“将来某时/也许清单”，看看有没有可以行动的项目
• 回顾你的“项目清单”，自己下一步应该做什么？现在项目的完成进度是多少？项目要取得什么样的成果？在项目的分解、人员的分配、成本消耗、市场策略方面有什么需要修正的地方？
• 回顾你的“待办事项清单”
• 重新审视你的目标：事业、财富、健康、其他

行动：选择最佳方案

David Allen提出我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的，具体如下。

1）原则（五万英尺）：你首先必须要找个时间好好地思考一下自己的价值观、原则和目标，这是你工作的灵魂所在。如果你以前没有思考过这些，建议你现在就开始思考。我可以和你分享一下我的原则：高效率，慢生活。

2）愿景（四万英尺）：这里面包含3～5年的工作目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己：
◎　我想要什么？
◎　哪些人已经做到了？
◎　他们是如何做到的？
◎　那时候我的工作和生活会是怎样的？
这样一来我们就给自己描绘了一幅图画，当我不断地回顾这幅图的时候，我要完成这些目标的愿望也就愈加强烈。比如说老付是这样回答那几个问题的：
◎　我的目标是能够拿到30万的年薪，这样可以给我的家庭更好的生活；
◎　王总已经达到了这个目标；
◎　他具有广泛的人脉、很强的组织协调能力以及对未来趋势的判断；
◎　达到这个目标之后我会去欧洲度假，我会买一所大房子，我会为孩子提供更好的教育环境。
我将一架飞机模型、一张大房子的照片、一幅孩子的照片摆在我的办公桌上，时刻提醒我工作的意义。

3）目标（三万英尺）：目标是比愿景更细化的东西，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。比如说老付现在的目标就是：
◎　每周通过参加商务聚会来扩展自己的人脉，主动给朋友们打电话来巩固自己的人脉；
◎　参加管理学的培训课程或者是参加MBA学习来提高自己的综合能力；
◎　每天坚持阅读40分钟，来扩充自己的知识面，并且更深层次地研究自己所在的专属领域。

4）责任范围（两万英尺）：工作上的角色，如销售、管理、产品开发等；生活中的角色，如家庭、个人财务、精神层面等。兴趣爱好上的角色，如驴友、吉他手等，要把每一个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。比如在这个层面我会拿出我负责的项目和产品，看看它们在开发、销售、管理上是否还有提升的可能性，因为毕竟要把自己责任范围内的事情做得漂亮，才有可能升职或者有其他进一步的发展。

5）任务（一万英尺）：这包含了任务和项目，还记得它们的区别吗？虽然我们已经有了一个‘自上而下’的目标系统，但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个项目上。比如‘制定新产品的营销策略’等。

6）下一步行动（跑道）：这是最为细枝末节的事件，我们要将它们全部放进行动清单，然后一一消灭。谁更关注细节，谁就能获得更大的成功。刚开始我们都在同一个跑道里面绕圈，但是最终只有职业规划清晰的人，才会驾车进入快车道，直奔目标而去。”

“回到我们‘选择最佳方案’的话题上来，我们在选择究竟执行哪一个行动的时候，通常会根据四重标准进行。

重要性：决策行动的下一个标准就是相对重要性，即在所有剩余的这些选择中，对我来说，哪一项最重要？这个问题我们在一开始的时候就解决了，还记得吗？职业价值观，四象限。
环境：我们的工作虽然是五花八门的，但还是可以分类整理的。比如，你可以将你的工作分为：打电话、计算机旁、外出处理等。当你必须要打一个电话的时候，可以考虑将所有需要电话解决的事情一并处理。‘计算机旁’、‘外出处理’也是一样，利用环境将一类事情集中处理，可以大大提高我们的工作效率。
时间：时间是决定行动的关键因素。我们都不希望自己的工作被打断，因此我们必须考虑现在到底有多长时间可以用来处理手头的事情。有人说时间管理专家都非常善于利用生活中的‘时间片’，他们能够在3～5分钟内迅速完成一项任务，这种能力是需要我们不断磨炼才能掌握的。
精力：人的精力总是有限的，我们不能强迫自己在看了2个小时报表之后再去制定销售策略，我们应该保持自己的节奏，将烦琐的、难度大的任务用简单的任务连接起来，这样能有效防止疲劳，也有利于集中精力。”

最后总结下，无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这5个阶段：

1）收集一切引起我们注意的事情

2）加工处理后，确定它们的实质以及解决方法

3）组织整理，得出结论

4）把它们列为我们行动的选择方案

5）行动

对于衣柜整理法，老付有段话特别经典：

“做事靠系统，不是靠感觉。当你真正建立起来一套系统，并运转良好的时候，你就可以获得解放，举例：你还关心怎么呼吸吗？你无时无刻不在呼吸，可你却几乎察觉不到它的存在，因为人类的呼吸系统已经进化了几百万年，这使你从呼吸这件事情上解放出来，关注更加有价值的事情。同样的道理，我们身边到处都是这样的系统，才让我们的生活更加轻松：你不需要关心电脑内部是怎么运作的，只需要用它进行创作就好；你不需要关心自来水是如何通到你家的，只需要拧开水龙头就好。用了衣柜整理法，你不需要关心每天有多少事，或者什么事，只需要考虑：接下来做什么，通过这样的方式，可以释放你的压力。”

三、长出主干

参天大树是被它的主干和枝丫撑起来的，种子已经发芽，为什么不奋力长出粗壮的枝丫？

有了职业价值观，也有了一套好的时间管理方法，是时候给自己定个目标了。

目标的作用

• 给人以明确的方向感，使人充分了解自己每个行为的目的
• 它让人清晰地评估自己的行为，进而正面检讨自己的行为
• 它让人从忙乱中转移到自己的工作重点上
• 它让人更关注结果，产生持久的动力
• 它能激发出人的潜能

达不成目标的原因

• 设定了不可达成的目标
• 没有将目标分解为计划
• 放任偶尔的失败
• 没有写下来
• 没有及时修正目标
• 没有坚持行动

小强想创办一个社群，我们看看如何厘清这个目标。

用S.M.A.R.T法则厘清目标

它是制定目标的5个原则:
S——Specific
这里指的是目标一定要明确，不能够模糊。
M——Measurable
目标的可衡量性。是否有一个实现目标的标准。
A——Attainable
目标的可实现性。一个目标必须是可以实现的，或者说经过努力是可以实现的。
R——Relevant
目标必须和其他目标具有相关性。完成这个目标对你的其他目标有何帮助？
T——Time-based
目标必须具有明确的截止期限。即一个目标只有在一定的时间内达成才有意义。

理论归理论，老付是不沉溺于理论的，于是接下来问了小强同学5个问题，分别对应到这个SMART管理学理论：

1. 你想创办一个什么样的社群？
2. 怎样才算成功创办了这个社群？
3. 你觉得可以做到吗？
4. 你创办这个社群的目的是什么？
5. 打算在什么时间之前完成这件事？

书中提到，实现目标的关键是将目标转变为计划，没有计划的目标就像是长在很高很高的树上的果实。

像大树学习目标分解

树根1：写出你的目标——让目标形象化

树根2：为什么要达成此目标？

树根3：我为什么可以达成此目标

树根4：哪些个人、团体、组织对我达成这个目标有帮助

树根5：这个目标要在多长时间内完成

树干：写下实现目标的计划步骤

树枝：在月目标计划表里写下打算如何完成计划步骤

树杈：将月目标计划中的内容细化到每一周

我们像大树学习了目标分解，可是这个目标在别人看来都是离散的，非线性相关的，这样的目标是铁链而不是铁砂，老付建议要制定一个更加系统的目标，按照之间的“六个高度”原则去制定一个系统的目标，基于原则和愿景去制定目标。

以前的我认为工作和生活的平衡就是全部，其实还是把人生还是看得太简单了，人生至少还应该包括事业、梦想、健康、人际、财务、心智，如果每一个方面用一种颜色代表的话，那么它们就组成一个调色板，你自己可以用画笔调制出你想要的颜色，画出你想要的图画。这就是参差多态的平衡。

这里推荐下九宫格工具，它的作用是让我们更加均衡地去看事情，所以这九个格子里面的内容你都可以改成适合自己的，千万不要被工具限制住了。对我自己而言，中间的格子用来填个人价值观、使命和愿景。这是很难悟到的东西，也有可能随着经历的丰富而调整，所以目前我只能确定价值观是：行动、利他、系统化；个人愿景是：高效率、慢生活；至于使命嘛，还在寻找中，呵呵。”

OK，介绍完了这么多，我们可以花时间去制定人生规划，但千里之行，始于足下。能够按计划的执行，才是制定人生规划的意义和价值，Just do it。

四、绿叶充实枝干

枝干在生长的同时，绿叶也在生长。绿叶充实了大树，为大树带来生气。书中的绿叶指的是实践过程中优化以及个性化自己的时间管理系统。

小强在前面的执行过程中，觉得“3+1”清单系统不是很适合，原因是因为角色定位不同，比如作为执行者，不需要用很多文件夹去存储项目资料。

小强的工作特点：

1）喜欢随手把任务写在便利贴上

2）对自己的要求仅仅是完成工作

3）对所有的事情来者不拒

老付见状，遂抛出了自己的看法：因人而定制定清单系统。书中提到清单系统本身并不需要保密，知道的人也不少，只是很少有人能发现它们的价值并认真去实践罢了。老付根据角色、材料、环境把清单系统归结为四种基本类型：

便利贴先生

任务执行者，经常有大量的琐碎的事情来临

特点：喜欢把任务随手写在便利贴上，而不进行组织；对自己的要求仅仅是完成工作，而不周期性地回顾那些重要的任务，总结得失；对所有事情来者不拒，专做枯燥、单调、没有技术含量的任务，而不去挑战自己。

推荐系统：筷子式清单——大处着眼，小处着手。

两根筷子组成：一根是”任务清单“，一根是”下一步行动清单“。

• 任务清单：帮助我们做正确的事情，从战略上总览全局；实时管理，添加、删除、修改每个步骤；来自于收集篮的孵化；一般采用树形结构；为下一步行动清单提供素材；记得回顾。
• 下一步行动清单：帮助我们把事情做正确，专注地采取正确的行动；挑选一个适合现在做的事情执行，建议集中处理一个场合中的事情；内容来自于任务清单或者收集篮的单个步骤的行动；一般采用列表形式。
• • 如何使用：随身携带；扩展功能 [优先级别、情境、头脑风暴]

整理为三个步骤：

1. 列出任务清单，把收集篮里的东西孵化成任务
2. 对任务进行分解，把哪些需要多个步骤才能完成的事情在任务清单上进行分解，并且找出“下一步行动”
3. 管理并执行“下一步行动”。下一步行动清单最好随身携带，一有空的时候就浏览一下，利用好零碎时间，推动整个任务向前进展。

邮件狂人

项目管理者，每天可能要收上百封邮件，管理近十个项目

给所有项目负责人制定规矩：

1. 通过邮件汇报工作。
2. 凡是并非重要且紧急的，通过邮件交流。
3. 邮件言简意赅，说明问题。
4. 邮件标题统一为”项目名——主题——重要级别“的形式

处理方法：今日事，今日毕，所有的事情，在当天都必须找到处理的方法。

1. 邮箱设置——设置垃圾邮件过滤器，保持随时更新；不使用工作邮箱订阅无关内容；将邮件按照接收日期排序。
2. 处理步骤——① 快速浏览一遍所有邮件，目的是删除或者不删除；② 再次浏览一遍收件箱，略读，目的是掌握每封邮件的主要内容，分类存储，切记，分两遍浏览比挨个处理要高效得多；③ 如果分类合理，此时收件箱应该已经清空了。
3. 合理分类——建立合理的分类文件夹 [如果只按照不同的项目建立不同的文件夹，这对采取”下一步行动“没有任何意义]。① 行动文件夹，比如别人咨询你一个问题，需要一份报告，完成后就可以将邮件挪到归档文件夹，亦或是删除；② 委办文件夹，可立即转发给委办人员；③ 将来某时文件夹，包括某个时刻才能执行的事情，以及有待孵化的任务等。④ 归档文件夹，在这里按照不同的项目建立不同的文件夹。
4. 此时，不意味着所有的事情都已经搞定，但是已经得到了妥善的处理。

交际草

市场营销者，以时间为线索安排工作

特点：80%时间在外面应酬；80%的时候用不到将来某时、委办、归档；有很多需要定时提醒的事务。

两样武器：日程表和记事本。

1. 日程表：安排日程。适合记录三种事务——① 在某一个确切的时间里采取的行动 [特定时间]；② 在某一个确切的日期里采取的行动 [非特定时间]；③ 在某个确切的日期里将要获取的信息 [希望了解的情况]。
2. 记事本：孵化任务 [进行树形的任务分解]，或是头脑风暴。

日程表的使用注意两点：① 圣地原则，写进去了就一定要按照计划执行，和”下一步行动“清单一样，是一个可信赖的系统，不能茫然；② 避免排得太满，否则易使压力过大，工作失去弹性，也易违背圣地原则。

掌柜

企业决策者，协调团队关系，维持收支平衡

特点：纸质资料较多；回顾次数较多。

推荐系统：43个文件夹——每月31天+每年12月。

1. 方便浏览标签。
2. 方便取出和放入。

使用方法：

1. 贴好1-31日和1-12月的标签。
2. 31个每日文件夹以当天的文件夹为首依次排列。
3. 12个每月文件夹以当月的文件夹为首依次排列。
4. 每天取出当天文件夹里的事情放入工作篮进行处理，处理完就可以将文件夹放到最后面。
5. 每月文件夹，同理。

注意：结合四象限法则；对于不太好拿捏的事情，可考虑调整所在文件夹；一年过后，需要将所有资料进行归档。

了解了这四种清单系统，不妨对号入座，最后劝诫各位：谦虚地学习业务，努力地学习做人，踏踏实实的成长，多结交些良师益友。

五、在开花与结果中成长

有了良好的时间管理方法，优化后的清单系统，我们剩下的就是把好的做法形成习惯，那么工作将变得更加省力，实现目标也会更加容易。

比如利用早起的1个小时，可以做很多有意义的事情——锻炼、看书、思考，等等。

当你不假思索地做某些事情时，或者不再为做某些事情而感到压力时，你就已经养成了习惯。

成功从习惯开始

你知道吗？其实我们每天高达90%的行为都是出于习惯。作为天使和魔鬼的结合体，如果有一个好的习惯，它将带你飞向天堂；如果你有一个坏习惯，它将带你走向地狱。

我们杰出人士的差别在哪里：

• 首先，杰出人士会把自己的目标转化为自己的习惯
• 其次，他们都非常擅长与自己进行沟通，会对自己进行积极的心理暗示

很多中长期的目标、计划，都需要一个“习惯“的支持。我们需要规划自己的习惯，比如养成哪些好的习惯，改掉哪些坏的习惯。

怎样培养习惯？

首先我们养成习惯，然后习惯改变我们。

比如，早起的魅力：

1. 早晨是一个不被打扰的时间，特别适合思考。

2. 可以利用这个时间做两件或三件事情

   1）思考自己的人生观、世界观、人生规划、职业规划；

   2）整理手头所有工作、生活、投资、健康相关的计划和完成情况；

   3）重新审视自己的目标；

   4）把最困难的事情拿出来重点思考；

   5）浏览当天的重要新闻；

   6）做周回顾、月回顾；

   7）快速浏览一本书；

   8）计划将要开始的一天；

   9）锻炼身体；

   10）冥想、调整心态；

   11）遛狗。

一个人能不能养成良好的习惯，完全取决于这个人有多强的意愿。只要你有足够的动力，剩下的事情就交给下文了。培养习惯可分为五个步骤：

① 一次培养一个习惯

心理准备：我们要培养的习惯是个非常难对付、可能需很长时间才能搞定的家伙，请充满信心！

阶段一：刚开始的头三天。

• 失败率高达80%。
• 要点：告诉自己的潜意识“这个习惯对自己有多重要！”

阶段二：三天后到一个月内。

• 只要遭遇失败就从零开始。
• 要点：需要一个好方法，下文会提到。

阶段三：一个月以后。

• 会放松警惕，坏习惯反扑最猛。
• 要点：不要把注意力过于集中在你的习惯上；如果你每天都在为第二天能否早起而担心，那你永远也不能养成早起的习惯；请让习惯走在思维的前面~

② 和自己谈谈

与潜意识沟通：请查看并制作【习惯培养卡片】。

告诉潜意识这很重要：一定要写下来，才能得到潜意识的认可；还可以配上插图，放在醒目的地方，让它有趣一点，高频刺激。

不断重复愿景：想象自己培养起这个好习惯之后是什么样，刻意过滤掉对培养习惯不利的内容。

【习惯培养卡片】⭐

上）关于新习惯 [请定时定量地描述它]

示例：

下）写给逃跑的自己

示例：

注意：

• 把“上”放在每天都能看到的位置，每天晚上睡觉前温习一下 [刺激潜意识]。
• 把“下”放在抽屉里，坚持不住的时候拿出来看一看 [悬崖边上的警示牌]。

③ 循序渐进制定计划

制定详细的计划，坚持4个原则：请查看并制作【习惯培养计划】。

写下来：这是一种态度。很多事情，如果不写下来，就可能不能发现里面存在那么多的问题。

循序渐进：我们的天性是遇到看上去没有实现可能的目标时就会选择放弃，所以请分段实现大目标。

简单：制定的计划检查工作只需要选择“是”或“否”。

明确、具体：如果遇到困难时没有一个明确的计划，失败的可能性是99%。

【习惯培养计划】⭐

上）计划检查表 [一般设置为30天]

下）困难应对表 [参考S.M.A.R.T法则；对可能遇到的困难估计得越充分，实现的把握就越大]

示例：

④ 将你的计划公之于众

利用责任感：但不是长久之计，最终必须依赖自身能动性！

引入第三者扮演的角色：

• 同伴——早起团
• 监督——提醒
• 支柱——坏习惯对别人的影响

⑤ 执行计划

即刻开始，向愚公学习

• 设定奖惩机制
• 对于无法制作计划检查表的习惯，采取“磨砺+自我沟通”的方法

六、摘下够得着的果实

大树已经硕果累累，果实是成长过程中的积淀，是成长力量的升华。经过这么长时间的学习和实践，你已经大有进步了。现在的你储存这丰富的时间管理知识，有自己清晰的规划和目标，也有自己独特的清单管理系统，并渐渐在具备许多你一直想要养成的习惯。这是一个自由创造期，也是一个和朋友分享实践经验的时期。

书中，小强分享了如下经验：

• 每日回顾的经验，在一天结束的时候反思自己当天的工作，可以帮助你总结经验、认识自我。
• 80/20法则，在每天频繁的工作中，关键性的工作只占20%，但它们却能创造80%的价值。

这段时间，老付仔细观察了小强的工作习惯和工作方法，也深入了解了他的性格和个性，为他制定了一个“成长计划”，小强有着健康的心态、务实的态度以及坚韧的性格，这是老付所欣赏的地方。

成长，靠的不是聪明。成功，靠的也不是聪明。其实，任何人成长的力量，都来自于自己的内心，别人、书本以及环境，都只能起到启发的作用。所以，你的成长完全取决于自己对成功的渴望。

日回顾法则

每天至少和自己沟通三个问题，一个不多一个不少，题目可以周期性变动，但数量一定要三个，时间控制在15分钟内。

示例：

1. 我觉得今天这几件事处理得很出色：________
2. 我觉得今天这几件事还可以处理得更好：________
3. 我觉得自己还可以在这些方面做得更好：________

[附加]

1. 你觉得今天做了哪些为自己人脉加分的事情？
2. 你今天微笑了吗？
3. 今天有没有控制好自己的情绪？
4. 你今天虚度光阴了吗？
5. 你今天的计划完成得怎么样？
6. 今天有哪些收获？

这是一个最简单易行得个人成长方法，效果如下：

1. 帮助回顾每日工作：再伟大得人生也是由若干个普通的一天组成的，如果每一天过得令自己满意，整个人生必然令自己满意。
2. 帮助建立信心：与自己做积极的沟通，潜意识会把你想象成在逆境中坚韧成长的成功者。
3. 帮助找到目标：直到自己哪里做得还不够好的时候，你才会产生改进的动力。

80/20法则

又叫帕累托法则。

• 80%的价值来自于20%的项目。
• • 按照重要程度对每日清单进行分类。
  • ① 必须做的事：每天20%的关键任务——首先完成这些任务，利用自己的高效时间段。
  • ② 应该做的事：每天的普通任务——学会拒绝，善用“猴子理论”。
  • ③ 能够做的事：每天的附加任务——有时间、有精力再去做。
  • 最后，再在每日清单中设置一个Boss项⭐，只设置一个，作为每天的完成底线。
  • • 作用：界定成功、确立信心、调整计划、进行回顾。
• 用80%的时间思考，20%的时间做事。
• • 应用在重要的事情上。
  • 20%的关键大事，必须一次做对。
  • 有趣的现象：一旦开始行动，就容易忘记思考，也就是真正做某件事的时候，很难站在更高的位置思考问题。

Unbroken Time

不被打扰的时间，一般设置成超过半小时，总能带来惊喜。

在这段时间里，我们应该：

1. 做好一切准备工作：泡好茶、身体保持舒适放松、准备好触手可及的记录工具、心里不再想其他任何事情。

2. 让自己的心完全静下来：进入“就绪”状态，刚开始可能需要5至10分钟。

   1）清空大脑。把大脑里所有东西写在一张纸上，哪件事情放不下就写下来，缓解担心遗忘的不安全感。

   2）尽量切断外界输入源的干扰。可闭上双眼，或放一些舒缓的背景音乐。

   3）固定时间段。尊重生物钟，利于养成习惯、安排日程。

3. 进行头脑风暴：注意做记录的时机和方法，找到适合自己的既高效又不丢失灵感的方法。

4. 一定要重新整理一下思路：结束后，汇总，理出一个思路：

5. 1）思考了哪些问题？

6. 2）获得了哪些思路？

7. 3）哪些是可行的？

8. 4）哪些是也许可行的？

9. 5）下一步该怎么做？

【疑问1】这个时间设置在什么时候呢？请回答下面5个问题：

1. 每天有没有绝对不会被打扰的时间段？
2. 每天最忙碌的时候是在哪？公司，家？
3. 什么时候时间比较充裕？早晨上班前，晚上下班后？
4. 可以自如地进入“就绪”状态吗？习惯背景音乐吗？
5. 一般能保持精力集中多长时间？

[PS] 找一个最放松的时间段，估算保持精力的时间，和周边的人约定不想被打扰，静音一切通信设备，放下所有杂念。

【疑问2】这个时间用来做什么呢？

• 规划：适合认真思考，仔细衡量。
• 总结和回顾：不能很好地回顾过去，就不能很好地面对未来。
• 策划：利于形成一个完整的思路。
• 读书：重视读书带来的个人能力提升，挤时间。
• 写作：一气呵成。
• 创意：单人版“头脑风暴”，关注对自己灵魂和能力的挖掘，洞悉自己。

[PS] 追求工作效率、追求平衡工作和生活的人，最重要的就是把事情做正确（低头工作时），以及做正确的事 （Ubroken Time）。

惊喜⭐：

• 认真地计划自己的将来。
• 系统地考虑整个项目。
• 从某个高度思考人生。
• 高效地完成手头的工作。

在人生的路上，别只顾着赶路，也要留一些时间给自己辨清方向。
[PS] 家庭比工作重要。

最后一课：如何处理临时突发事件

计划老是被它打乱，并且一件接一件，没完没了

当遇到上司突然的邀请时，坚持三个原则：

• 原则一：要事第一。重要程度最终还是来自于自己的评判，我们是在为自己而活。
  • 如果要去做，要让对方知道自己作出了怎样的牺牲，并询问这件事的目的以及对方希望自己怎么做。
• 原则二：委婉而坚决拒绝。“我非常想去，但是…”。可以拿家庭当挡箭牌，一定要委婉而坚决，不能犹豫。
• 原则三：争取下次机会。如果真的拒绝了一次非常重要的邀请，一定要争取下次机会。
  • 在第二天询问前一天晚上的情况，表达关心和惋惜，提及这次确实是因为日程的冲突。
  • 在一周内打电话告诉对方，如果下次有这样的机会，自己一定不会错过。
• [PS] 一个聪明的上司是不会因为被拒绝而改变对你的看法。

如何调整自己遭遇“突袭”时的情绪呢？

• 方法一：立即放松。不要带着情绪去做，先站起来活动活动，安抚自己的情绪，思考接下来该怎么做。
  • 如果放松两分钟后，仍然没有平静下来，就试试下面的方法。
• 方法二：做好最坏的打算。试想稍微调整一下原先的计划会怎么样？其实世界也不会毁灭，人类也不会灭亡。
• 方法三：默念口诀。心理暗示，例如：“工作是别人的，身体是自己的，别为了别人的工作伤害了自己的身体。”
• 方法四：先改变自己。使用肢体动作创造情绪，比如愉快的动作，快乐的表情、呼吸状态和走路方法；保持微笑，简单易行。
• 方法五：积极乐观。我们心情的不同往往不是由事物本身决定的，而是取决于我们看待事物的不同方式。

处理突发事件的原则：

1. 不要让临时突发事件影响你的情绪。时间管理的目的就是让我们达到心如止水的境界，我们不仅需要一套像“衣柜整理法”这样优秀的事务处理系统，更需要一个健壮的情绪管理系统。
2. 重视“再次放入收集篮”的步骤。将做到一半的任务当作一个新的任务，再次放入收集篮。
3. 向周围人推荐自己使用的时间管理方法。当周围的人都成为了时间管理大师，有了“按日程表做事”的好习惯，你还用担心他们会不断地有突发事件吗？

处理突发事件的具体步骤：

• 情况一：如果它只需要大概两分钟完成，立即去完成它；如果是需要别人完成，立即安排出去，并花一点时间记录，以便提醒自己监督此事的进展。
• 情况二：对事情进行评估，是需要优先处理的事情。先保存手头工作的进度和思路，写入便笺。
• 情况三：可以先放入收集篮，过后再处理。

建立高效办公区

花些时间尽力保持自己办公环境的整洁，反而能节省翻找资料带来的时间损耗。

其实就是衣柜整理法的变种。

1. 所有资料分成四类：待处理、委托处理、整理归档、扔进废纸篓 [原则：过去6个月没有用过，现在也不确定今后是否用得上的，直接扔掉]。此外，还增加一类：大胃王，放一些分类不明确的资料。
2. 遵循四个标准：干净整洁、足够简单、触手可及、功能完备。

附加经验

• 随时清空大脑，坚持一时一事。当有想法和事情干扰时，立即记录在收集篮里。
• 每天清空收件箱，知道每件事情如何处理即可。
  • 两个邮箱，一个用来注册账号等，一个供工作用。
  • 尽量减少查看邮件的次数，每天固定两个时间段查看，同样依照“衣柜整理法”原则处理。
• 抓住零碎时间。
• 将自己的方法告诉身边的人，利人利己。
• 先分解项目，再执行。不要着急，先筋骨，再血肉；建立大局观，提高逻辑性。

标签：事情,管理,自己,行动,目标,任务,时间,清单,职场
来源： https://blog.csdn.net/lxy_2011/article/details/120624868

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